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【WPS智能办公助手】案例分享第5篇
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WPS智能办公助手案例分享
背景
老旧小区改造（以下简称：旧改项目）是城市的一项重要工作，旨在改善老旧小区居民的居住环境，提高居民的生活质量。改造前期，社区工作人员需要先收集小区业主的意见，然后才能进行改造立项。
小区物业配合社区工作人员挨家挨户发放意见表决表，业主们填写完成后，还要逐一收回，并人工统计相关数据。
收集资料、统计数据都靠人工完成，出错几率高。而且因为表决表中有些信息都属于个人隐私的信息，收集过程环节过多，又是纸质单据，容易造成信息泄露。
为了减轻社区工作人员的工作量，提高工作效率，保证信息安全性，我们利用智能表格来完成这项工作。
我的往期作品：智能表格搭建工作任务表 中对智能表格的操作已经有比较详细的介绍。为了方便读者阅读，下文中仅对此次需要使用到的操作方法进行讲解介绍。
步骤一：新建智能表格
先打开WPS，新建「智能表格」。
工作表创建有两种方法：第一种，新建一个空白工作表，逐一添加字段完成；第二种，通过AI模板新建工作表，通过AI创建工作表的字段。
本次选用的是第二种方法，AI创建。为了让工作更简便些，我先用手机将纸质表格拍照，然后通过提取表格的功能将纸质表格转为电子表格格式，这样表格中的字段就可以复制出来，不用一个个敲字啦。不得不说纯文字提取表格，即准确又快速。
步骤二：创建数据表
输入字段的窗口有字数限制，且通过AI自动设置的列最多不超过20个表格列，但本次数据收集信息已超过20列，因此我们采用先通过AI输入部分列，再通过手工添加的方式增加其他的字段。
AI在对输入的字段信息转换时，使用“、”（顿号）作为字段间隔，因此字段名中不能包含顿号。
当选择20个字段名称，输入对话框后，AI可以自动识别到列信息并生成表头，但是在生成表格时，AI提示“很抱歉，我遇到一些问题 重试”，尝试重试3次均无法正常生成表格。联想起之前通过AI模板生成表格时，AI会根据表头自动生成示例数据，怀疑可能是表格字段信息太特殊，导致AI在识别时出现错误。仅复制填表人的基础信息字段，再次让AI生成，因为刚才已生成过表头，AI提示“是否需要帮你重新生成表头？”，选择“是”继续操作即可。
AI重新生成表头后，可进行位置调整、删除列、添加列等表格列调整操作，完成之后，点击“确定”继续下一步操作。
AI模板会根据选择的表格列生成模板，模板生成时会提供几条示例数据，可以直接使用或调整参数重新生成，如确认无需调整，点击“使用模板”继续下一步操作。
在“工作表1”标签上点击鼠标右键，点击“生成数据表”，将“工作表1”一键转换成数据表形式。
删除“工作表1”，对新生成的数据表“工作表1_1”进行重命名。表格中的字段设置调整可以通过“字段管理”模块进行，多余的字段，可以直接从界面上选中后删除。
字段管理操作包括：
（1）设置字段标题颜色。可以通过字段标题颜色进行列进行分组划分，方便识别。
（2）隐藏字段。当有隐藏字段时，菜单栏的字段管理会显示被隐藏字段的个数。隐藏后的字段在数据表展示页面中不显示，只能通过字段管理进行设置。
（3）字段增、删、改操作。
字段管理更常用于需要对字段位置或是否隐藏操作场景中。如果只需要对单个字段进行操作，我们通常会在数据表界面上直接进行操作。下面我们将根据此次工作需求，对字段进行调整。
在“投票人”左侧插入字段，字段名称为“投票日期”，字段类型选择为“字段”，设置单元格格式为“2023/10/21”，星期、日期不显示，默认值设置为“添加此记录的日期”，点击确认，完成字段的增加。
在字段“建筑面积（㎡）”点击右键，选择“字段设置”，字段类型设置为“数字”，数字格式设置为“1234.10”。依次将“业主身份证号码”的字段类型改为“身份证”，将“联系电话”的字段类型改为“电话”。
先将多余的字段选中后删除。
点击+，新增“老旧小区改造投票”字段。
在“老旧小区改造投票”字段名上点击鼠标右键，点击复制字段配置并插入。在新生成的字段名上，双击鼠标，直接修改字段名称。重复这两步操作，直至将调查表中需投票内容全部录入完毕。
将“其他基础类项目”、“其他完善类项目”、“其他提升类项目”的字段类型调整为“文本”。
根据此次工作需求，按照基础资料信息、旧改项目投票信息、基础类改造调查信息、完善类改造调查信息、提升类改造调查信息等5个分类进行字段标题颜色设置。
全选记录，将空白记录都删除。
·*· 未完待续 ·*·
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原文链接：https://bbs.wps.cn/topic/9305
