WPS邮件合并技巧：批量生成个性化文档的高效方法 点击使用AI助手 了解更多
AI 智能搜索
基于灵犀AI办公助手生成
完整内容，请前往灵犀查看
在处理大量文档生成任务时，WPS Office提供的邮件合并功能是一个非常实用的工具。邮件合并允许用户将一组数据（如联系人信息）与文档模板相结合，从而批量创建个性化文档。以下是使用WPS邮件合并批量生成文档的详细步骤：
准备数据源
首先，你需要准备一个数据源，通常是一个表格文件，比如Excel文件，其中包含了所有需要插入到文档中的数据。确保你的数据源格式正确，每一列代表一个字段，每一行代表一组数据。
创建文档模板
接着，在WPS文字中创建一个文档模板。在这个模板中，你需要插入占位符，这些占位符对应于你的数据源中的字段。例如，如果你的数据源中有一个名为“姓名”的列，你可以在文档中相应位置插入占位符【姓名】。
执行邮件合并
- 打开WPS文字，点击“邮件”选项卡。
- 在“开始邮件合并”组中，选择“开始邮件合并”，然后选择“信函”。
- 选择“使用现有列表”，然后浏览并选择你的数据源文件。
- 点击“选择收件人”，然后选择“使用现有列表”来选择你的数据源。
- 现在，你可以将光标放置到文档中需要插入数据的位置，然后点击“插入合并字段”来选择相应的字段名，如“姓名”、“地址”等。
- 如果需要插入特定格式的文本，可以使用“插入合并域”功能。
预览合并结果
在插入所有必要的合并字段后，你可以使用“预览结果”功能来查看合并后的文档效果。通过点击“上一条记录”和“下一条记录”按钮，你可以浏览不同的数据记录，确保合并结果符合预期。
完成合并并生成文档
一旦确认预览结果无误，你可以点击“完成合并”来生成所有文档。你可以选择将合并结果输出到新文档，或者直接打印出来。
保存和分发
最后，保存合并后的文档，并根据需要进行分发。如果需要将文档发送给每个人，你可能需要手动发送或使用其他邮件处理软件。
注意事项
- 在使用邮件合并功能之前，请确保你的数据源文件没有错误，并且所有需要的字段都已经准备好。
- 在合并过程中，如果遇到任何问题，检查占位符是否正确匹配数据源中的字段名。
- 如果需要生成的文档数量非常大，考虑使用WPS的批量打印功能，或者将合并后的文档导出为PDF格式，以方便分发。
通过以上步骤，你可以高效地使用WPS邮件合并功能批量生成个性化文档，大大节省时间并提高工作效率。
AI办公助手：WPS灵犀
如果本文未能解决您的问题，或者您在办公领域有更多疑问，我们推荐您尝试 WPS灵犀 —— 一款强大的人工智能办公助手。
WPS灵犀 具备AI搜索、读文档、快速创作、生成PPT、长文写作、网页摘要、截图问答、上传文件等功能快来体验吧
