提升办公效率：9个WPS使用技巧，从小白到高手的转变 点击使用AI助手 了解更多

虽然说时代倡导「人人生而平等」，但你可一定要想明白呀，人的能力可并不平等。

在办公软件的使用能力上更是如此。高手和小白的差距可不是用档次不同形容那么简单～

行了！不说废话。大家就直接看看下面 9 个文档例子中，两者间的「巨大」差距吧。

1

\ 打开文件 \

在打开文件时，小白的方法往往是在最近的访问记录或者桌面中打开。 

但高手总会巧用【置顶显示】功能。

比如说选择常用文件，点击右方的【置顶】按钮，文章的位置便会自动排列至最上方。 

若是遇到文件夹，则可以在 WPS 界面中右键单击文件夹，选择【固定到常用位置】，文件夹便会显示在快速访问栏中。 

而在打开多个文件时，小白会需要逐个双击打开。但高手只需选中文件，按下回车键【Enter】即可全部打开。

2

\ 输入中文大写金额 \

在编辑涉及金额的文档时，总是会用到【大写数字】。

对此，不仅是小白，绝大多数用户都会选择手动输入大写金额。

虽然拼音一样，但检索起来可并非易事呀～

若是高手看到如此低效的录入，内心不知道窃喜自己「天资聪颖」多少回。因为对他来说，输入大写金额明明就是一个字符键的事情。

 高手做法 

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在Win10自带输入法、搜狗输入法中先输入字符【v】，然后输入阿拉伯数字即可自动生成中文大写。

服不服！！

3

\ 对多个文件进行重命名 \

多个文件重命名你会怎么做？别告诉我逐个右键单击重命名呀～因为这个可是典型的小白操作。

高手的操作则是直接用Ctrl+A选中文件，按下【F2-输入重命名-回车键】即可结束。

4

\ 文档表格汇总计算 \

以下面这个表格为例，需要计算【总分】时，你会怎么做？ 

哎，还是别想了，我觉得小白都会习惯性地拿起计算器计算。但要是数据提升至几十个或上百个时，你还想这么做吗？ 

 高手做法 

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选定需计算的表格位置，点击【表格工具-公式-确定】即可自动计算出结果。

5

\ 文字字符的替换法 \

经常写方案的同学会遇到这种情况，方案提交后会因为官方名字写错直接被退回修改。

比如说，下方宣传文档中的WPS【校园版】需要需要更改为WPS【教育版】。

面对多大十几处的更改，强烈建议大家学习高手常用的【替换文本】功能，省去逐个更改的麻烦。

 高手做法 

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【Ctrl+H】，点击替换，输入查找内容和替换内容，选择全部替换即可一键完成更换。

6

\ 为表格插入6个空行 \

若想在文档中插入6个空行，一般的做法是点击表格下方的【+】，往复点击6次实现。 

看到这里，WPS君忍不住帮高手说一句：其实直接选中多行空行时，便能直接插入多少行。 

 高手做法 

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比如说，我选中3行空白行，那么就能直接插入3行，完全没必要逐行添加，减少了单机多次【+】号导致的多行。

7

\ 合并多个不同文档 \

每次开总结会议、某大会时，总会需要将多人的方案或报告整理到同一个文档里。

小白的操作经常是新建空白文档，接着反复打开各个文件进行复制粘贴。如此的低效仿佛是上个世纪的人～ 

 高手做法 

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在 WPS 新建空白文档，点击【特色应用 - 拆分合并器 - 合并文档】，选择需要合并的文档即可快速完成。

8

\ 对比两个不同文档 \

当两份文档需要反复进行对比时，除了可以使用系统自带的双屏功能外，小白用户也可以选择学习【并排比较】功能。 

 高手做法 

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打开任一文档，点击【视图 - 并排比较】，选择需要比较的另外一份文档即可并排打开，同时显示两个文档。

距离成为高手似乎又近了一步！

9

\ 多人协作、文档审阅 \

小组、部门撰写文档时总会需要【多人协作】才能进行。

传统的做法是，A先编辑好，然后发给其他人，其他人一一进行审阅批注后，最后再回传给A整理......（崩溃！！

而高手早已跟上时代的步伐，率先使用上了高效的【在线多人编辑】功能。

 高手做法 

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在文档【开始】页面上点击【分享文档】，即可以同一个链接的形式分享给多人，不再需要以文件的形式单独发送。

而且他人收到后，审阅、批注的每一处都能直观显示出来。多人协作就是应该如此简单！

看完上面 9 个例子，你觉得自己是小白还是传说中的高手呢？

介绍完毕～WPS学院还为大家准备了一份Office学习礼包，免费领取！希望能帮助到大家更好地学习！

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