WPS邮件合并功能指南:批量创建个性化文档 点击使用AI助手 了解更多

发布于 2024-12-03 wps_admin 124 编辑

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WPS 邮件合并功能详解

邮件合并是WPS Office中的一项强大功能,它允许用户将一份文档与一组数据源(如Excel表格)结合起来,批量生成个性化文档。这在制作大量个性化信件、标签、证书等场景中非常有用。下面将详细介绍如何使用WPS中的邮件合并功能。

准备工作

在开始邮件合并之前,您需要准备好以下内容:

  1. 主文档:这是您的模板文档,其中包含将要被替换的占位符。例如,如果您正在创建信件,您的主文档将包含如“{{收件人姓名}}”、“{{收件人地址}}”等占位符。
  2. 数据源:通常是一个Excel表格,包含所有个性化信息。例如,一个包含“姓名”、“地址”等列的联系人列表。

邮件合并步骤

步骤1:打开WPS文档并准备主文档

  1. 打开WPS文字,创建或打开一个新文档。
  2. 在文档中输入您的模板文本,并在需要个性化的地方插入占位符。例如,输入“尊敬的{{姓名}}”,其中“{{姓名}}”是将被数据源中的信息替换的字段。

步骤2:插入合并字段

  1. 点击“邮件”选项卡。
  2. 在“邮件”选项卡中,点击“开始邮件合并”按钮。
  3. 选择“信函”或您需要的文档类型。
  4. 点击“选择收件人”,选择您的数据源文件(Excel表格)。
  5. 在文档中,点击“插入合并字段”,选择相应的字段名,如“姓名”、“地址”等,这些字段将替换文档中的占位符。

步骤3:预览合并结果

  1. 在“邮件”选项卡中,点击“预览结果”按钮,可以查看合并后的文档效果。
  2. 使用“上一个”和“下一个”按钮来浏览不同的合并结果,确保所有信息都正确无误。

步骤4:完成合并

  1. 确认预览无误后,点击“完成合并”按钮。
  2. 在弹出的对话框中选择“编辑单个文档”,这将把所有合并后的文档合并到一个新的WPS文档中。
  3. 您也可以选择“打印文档”直接打印合并后的文档。

步骤5:保存和导出

  1. 合并完成后,保存新生成的文档。
  2. 如果需要,可以将文档导出为PDF或其他格式,以便于分发。

注意事项

  • 在创建主文档时,确保占位符的名称与数据源中的列名完全一致。
  • 在合并之前,最好先保存数据源和主文档,以防数据丢失。
  • 邮件合并功能不仅限于文字处理,也可以用于WPS表格和WPS演示中,用于批量生成标签和幻灯片等。

通过以上步骤,您可以高效地使用WPS的邮件合并功能来创建大量个性化文档。这不仅节省了时间,还提高了工作效率。

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