提升办公效率：WPS搜索功能与文件整理技巧 点击使用AI助手 了解更多

发布于 2024-11-30 liusiyang 7 编辑

职场上，有个问题十分常见：为什么同样的工作，有些人可以信手拈来，有些人却需要加班加点？

抛开能力、天赋不谈，工作是否高效，其实也跟一些容易忽略的细节相关。



01

设置定时备份
防止文件意外丢失

作为职场人，难免会遇到电脑死机、断电等突发情况。一旦没有及时保存文件，工作全部白做，投入的时间和精力全部浪费，不得不重头再来。

所以，为了应对这种突发情况，很多人养成了不定时按下“Ctrl+S”的习惯。


但是 ，要是没这个习惯？或者忘了呢？


别担心，你可以用 WPS 「定时备份」功能进行自动备份，备份好的文件可以在备份中心的本地备份找到。



👉点击查看：《如何使用 WPS 备份中心》




02

善用搜索功能
快速找到文件/ 解决方法


职场上，每个人的办公习惯都有所不同，但一些办公习惯却很浪费时间，严重影响办公效率，就比如：


  • 每天都要从电脑上的各个文件夹查找资料；

  • 遇到办公难题，基本上都会花费很多时间找解决方法…


但其实，上述的这些问题都可通过 WPS 内置的「搜索」功能解决。



  搜索文件

当大家需要一份材料时，WPS 首页的全局搜索就是一个提升效率的查找“神器”，通过搜索名称即可定位文档位置，快速找到指定文档。



👉点击查看：《如何使用 WPS 搜索文件》


更有贴心的「全文检索」功能，哪怕想不起文档名，只要还记得文档的部分内容片段，也能找到文档。



👉点击查看：《如何根据内容搜索文件》



  搜索问题解决方法

如果遇到公式、功能、应用等办公难题，也不需要浪费时间在打开浏览器查找翻看，请教他人~

在 WPS 按下 F1 键，打开「帮助中心」，在搜索框输入问题，就能快速找到相关的答案。


而且我们的产品同学还很贴心得为很多答案配置了视频，通过观看视频，快速帮你解决问题。





03

借助高效功能

让办公省时又省力


俗话说“工欲善其事必先利其器”，办公也是如此。

拿一份简单的 PPT 来说，写完内容后，还得对字体、字号、背景、布局进行调整，一整套做下来差不多要 2 个小时以上。

而如果借助「全文美化」，可以一键完成整套 PPT 的美化。让你只需关注自己要表达的内容，而无须在选模版、调格式等繁琐操作花时间。



👉点击查看：《如何使用 WPS 「全文美化」》 

另外，在 WPS 中，类似的工具也不在少数，比如：表格里的「智能工具箱」、首页的「应用中心」、文档里的「文字排版」等等。



04

文件科学整理

告别杂乱，轻松找寻


整理房间可以让心情愉悦，而定期整理文件不仅可以让杂乱的文件按类归纳，还能让常用文件查找更快捷。

对此，WPS 也是有自己的小妙招：

如果是常用的文件，不妨把它们放在首页的「常用」、「星标」、「快速访问」等位置，当需要它们时，就能快速找到。


👉点击查看：《如何使用 WPS 标记重要文件》

而如果是一些团队文件，不妨将其上传到「共享文件夹」，不仅能方便团队成员随时查看编辑，还能设置权限，防止文件外泄。

可左右滑动查看具体步骤 

👇


👉点击查看：《如何使用 WPS 「共享文件夹」》

而除了上述的这些习惯，以下这些工作上的小细节也能为自己加分，提升办公效率：


好了，以上就是本期内容。最后，希望每个人都能一步步成为更高效更有能力的职场人！


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原文链接：https://bbs.wps.cn/topic/37833

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