WPS Office邮件合并技巧：批量生成个性化文档 点击使用AI助手 了解更多
邮件合并生成批量文档的详细步骤
邮件合并是办公自动化中的一项重要功能，它允许用户将一组数据（如联系人信息）与文档模板相结合，从而快速生成个性化的批量文档。本文将介绍如何使用WPS Office中的邮件合并功能来生成批量文档。
准备工作
在开始邮件合并之前，您需要准备以下内容：
- 数据源：一个包含所有收件人信息的表格，通常为Excel文件，其中包含如姓名、地址、公司名称等字段。
- 文档模板：一个包含合并字段的文档模板，这些字段将被数据源中的相应信息替换。
步骤一：打开邮件合并向导
- 打开WPS文字文档，点击“邮件”选项卡。
- 在“邮件”选项卡中，点击“开始邮件合并”按钮。
- 在弹出的菜单中选择“批量文档”选项。
步骤二：选择收件人
- 在邮件合并向导中，选择“选择收件人”。
- 选择“使用现有列表”，然后浏览并选择您的数据源文件（通常是Excel文件）。
- 点击“打开”，然后选择需要用于合并的表格。
步骤三：插入合并字段
- 在文档中，定位到您希望插入合并字段的位置。
- 点击“插入合并字段”按钮，选择相应的字段名称，例如“姓名”、“地址”等。
- 合并字段将显示为大括号内的字段名称，如
{姓名}。
步骤四：预览合并结果
- 点击“预览结果”按钮，查看合并后的文档效果。
- 使用“上一个”和“下一个”按钮浏览不同的合并结果，确保所有信息准确无误。
步骤五：完成合并
- 确认预览无误后，点击“完成合并”按钮。
- 在弹出的对话框中选择“编辑单个文档”，然后点击“确定”。
- 此时，WPS将根据您的数据源生成一个包含所有合并文档的新文档。
步骤六：保存和导出
- 保存合并后的新文档，确保所有合并内容都已正确生成。
- 如果需要将文档导出为PDF或其他格式，可以使用WPS的导出功能。
注意事项
- 在进行邮件合并之前，请确保数据源文件格式正确，没有错误或遗漏。
- 在合并过程中，检查合并字段是否正确对应数据源中的列标题。
- 合并完成后，仔细检查生成的文档，确保所有个性化信息都已正确填充。
通过以上步骤，您可以高效地使用WPS Office的邮件合并功能来生成批量文档，从而节省大量手动编辑的时间。邮件合并功能不仅适用于生成信件，还可以用于制作标签、证书、邀请函等多种文档。
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