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WPS邮件合并功能操作指南
邮件合并是WPS Office中的一项实用功能，它允许用户将一份文档（如信件、邮件、标签等）与数据源（如Excel表格、WPS表格等）结合起来，批量生成个性化文档。以下是如何操作WPS邮件合并功能的详细步骤。
准备工作
在开始邮件合并之前，您需要准备以下内容：
- 主文档：这是您的模板文档，其中包含将要发送给每个收件人的通用文本和格式。
- 数据源：这是一个包含收件人信息的表格，如姓名、地址、电子邮件等。
确保您的数据源格式正确，每一列都有标题，并且数据没有缺失。
步骤一：打开WPS文档并设置主文档
- 打开WPS文字。
- 创建一个新的文档或打开一个已存在的文档作为您的主文档。
- 在主文档中，输入您希望在每封邮件中都出现的通用文本，并在需要插入个性化数据的地方插入占位符。例如，如果您希望在每封邮件中插入收件人的姓名，您可以在相应位置输入“{{姓名}}”。
步骤二：启动邮件合并向导
- 点击“邮件”选项卡。
- 在“邮件”工具栏中，点击“开始邮件合并”按钮。
- 在弹出的菜单中选择“邮件合并向导”。
步骤三：选择合并类型
在邮件合并向导中：
- 选择合并类型。对于大多数情况，选择“信函”作为合并类型。
- 点击“下一步”。
步骤四：选择收件人列表
- 选择您的数据源文件。点击“浏览”选择包含收件人信息的Excel或WPS表格文件。
- 确认数据源中的列标题与您在主文档中使用的占位符相匹配。
- 点击“下一步”。
步骤五：插入合并字段
- 在向导中，您将看到数据源中的列标题。将这些字段拖放到主文档中相应的位置，替换掉原有的占位符。
- 您可以插入其他合并字段，如地址、公司名称等。
- 点击“下一步”。
步骤六：预览合并结果
- 在此步骤中，您可以预览合并后的文档。
- 使用“上一个”和“下一个”按钮浏览不同的合并结果，确保所有信息都正确无误。
- 如果需要修改，可以点击“编辑个人收件人列表”进行调整。
- 点击“下一步”。
步骤七：完成合并
- 确认预览无误后，选择合并到新文档或直接打印。
- 如果选择合并到新文档，WPS将创建一个新的文档，其中包含所有合并后的个性化文档。
- 如果选择直接打印，WPS将直接将合并后的文档发送到打印机。
步骤八：保存合并后的文档
- 如果您选择合并到新文档，记得保存合并后的文档。
- 给新文档命名，并选择保存位置。
结语
通过以上步骤，您就可以轻松完成WPS中的邮件合并操作。邮件合并功能极大地提高了批量发送个性化文档的效率，无论是制作大量信件、标签还是电子邮件，都能快速完成。希望本指南能帮助您更好地使用WPS邮件合并功能。
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