WPS Office邮件合并功能操作指南：快速个性化文档生成 点击使用AI助手 了解更多
邮件合并功能操作指南
邮件合并是办公软件中的一项强大功能，它允许用户将来自数据源（如Excel表格或数据库）的信息批量插入到文档模板中，从而快速生成个性化的信件、邮件、标签等。本文将详细介绍如何在WPS Office中操作邮件合并功能。
准备工作
在开始邮件合并之前，您需要准备好以下内容：
- 数据源：一个包含收件人信息的Excel表格或数据库文件。
- 主文档：一个包含邮件内容的WPS文字文档，其中需要插入数据源信息的部分应使用占位符标记。
操作步骤
步骤1：打开邮件合并功能
- 打开WPS文字文档。
- 点击“邮件”选项卡。
- 在“开始邮件合并”组中，选择“开始邮件合并”并选择“信函”。
步骤2：选择收件人
- 点击“选择收件人”按钮。
- 选择“使用现有列表”来导入您的Excel表格或数据库文件。
- 浏览并选择相应的文件，然后点击“打开”。
- 在弹出的“选择表格”对话框中，选择包含收件人信息的工作表，点击“确定”。
步骤3：插入合并字段
- 在文档中需要插入收件人信息的位置，点击“插入合并字段”。
- 从下拉菜单中选择相应的字段名称（如姓名、地址等），该字段将作为占位符插入到文档中。
步骤4：预览合并结果
- 点击“预览结果”按钮，可以查看合并后的文档效果。
- 使用“上一个”和“下一个”按钮来浏览不同收件人的合并结果。
步骤5：完成合并
- 确认合并结果无误后，点击“完成并合并”。
- 在弹出的对话框中选择“编辑单个文档”，这样所有合并后的文档将合并到一个新的文档中。
- 点击“确定”，所有个性化文档将生成在新的WPS文字文档中。
步骤6：保存和发送
- 保存新生成的文档。
- 如果需要发送邮件，可以将文档内容复制到邮件客户端中，然后发送给所有收件人。
注意事项
- 在操作邮件合并之前，请确保数据源文件和主文档都已保存，以防数据丢失。
- 在插入合并字段时，请确保字段名称与数据源中的列标题完全一致。
- 预览合并结果时，仔细检查每个字段是否正确无误，避免出现错误信息。
通过以上步骤，您可以高效地完成邮件合并任务，生成大量个性化文档。邮件合并功能不仅节省时间，还能提高工作效率，是处理大量个性化文档的不二选择。
AI办公助手：WPS灵犀
如果本文未能解决您的问题，或者您在办公领域有更多疑问，我们推荐您尝试 WPS灵犀 —— 一款强大的人工智能办公助手。
WPS灵犀 具备AI搜索、读文档、快速创作、生成PPT、长文写作、网页摘要、截图问答、上传文件等功能快来体验吧
