WPS邮件合并技巧：批量生成个性化文档指南

发布于 2024-11-04 wps_admin 42 编辑

WPS邮件合并批量生成文档的详细步骤

邮件合并是WPS Office中的一项强大功能，它允许用户将一份主文档与一组数据（如联系人列表）结合起来，批量生成个性化的文档，如信件、标签、邮件等。以下是使用WPS邮件合并功能批量生成文档的详细步骤：

步骤一：准备数据源

首先，您需要准备一个包含所有收件人信息的数据源文件。这通常是一个表格，可以是WPS表格、Excel文件或CSV文件。确保您的数据源包含所有需要插入到主文档中的字段，例如姓名、地址、公司名称等。

步骤二：创建主文档

接下来，打开WPS文字，创建一个新的文档，这将是您的主文档。在这个文档中，您将插入合并字段，这些字段将从数据源中提取信息。

  • 在文档中输入您希望在所有生成的文档中保持不变的文本。
  • 将光标放置在您希望插入合并字段的位置。
  • 点击“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”组中选择“开始邮件合并”，然后选择“信函”（或其他适合您需求的类型，如标签、邮件等）。

步骤三：插入合并字段

  • 在“邮件”选项卡中，点击“插入合并字段”按钮。
  • 从下拉菜单中选择您数据源中的相应字段名称。这些字段将作为占位符出现在主文档中。
  • 重复此操作，直到所有需要动态变化的部分都被合并字段所替代。

步骤四：预览合并结果

在正式生成所有文档之前，您可以预览合并效果，确保一切按预期进行。

  • 在“邮件”选项卡中，点击“预览结果”按钮。
  • 使用“上一条记录”和“下一条记录”按钮在不同的合并记录之间切换，检查文档内容是否正确。

步骤五：完成合并并生成文档

一旦确认预览结果无误，就可以生成所有的个性化文档了。

  • 在“邮件”选项卡中，点击“完成并合并”按钮。
  • 选择“编辑单个文档”，然后点击“确定”。
  • 在弹出的对话框中，选择“全部”，这样就会为数据源中的每一条记录生成一个文档。
  • 选择保存位置，点击“确定”，WPS将开始生成文档。

步骤六：保存和分发

生成的文档将保存在您指定的位置。您可以手动检查这些文档，确保一切正确无误后，进行打印或通过电子邮件发送给对应的收件人。

以上就是使用WPS邮件合并功能批量生成文档的详细步骤。通过邮件合并，您可以高效地创建大量个性化文档，节省时间并减少重复劳动。

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