WPS Office邮件合并功能操作指南：快速个性化文档生成 点击使用AI助手 了解更多
邮件合并功能操作指南
邮件合并是办公软件中的一项实用功能，它允许用户将来自数据源（如Excel表格或数据库）的信息批量插入到邮件模板中，从而快速生成个性化的邮件、信函或标签。本文将介绍如何在WPS Office中操作邮件合并功能。
准备工作
在开始邮件合并之前，您需要准备以下内容：
- 邮件模板：创建一个包含合并字段的文档，例如Word文档。
- 数据源：准备一个包含收件人信息的Excel表格或数据库文件。
操作步骤
步骤1：打开邮件合并向导
- 打开WPS文字，载入您的邮件模板文档。
- 点击“邮件”选项卡。
- 在“创建”组中，点击“开始邮件合并”，选择“信函”。
步骤2：选择收件人
- 在弹出的“选择收件人”对话框中，选择“使用现有列表”。
- 浏览并选择您的数据源文件（Excel或数据库文件）。
- 点击“打开”，然后选择需要使用的数据表或查询。
- 点击“确定”。
步骤3：插入合并字段
- 在邮件模板中，将光标定位到您希望插入合并字段的位置。
- 点击“插入合并字段”，选择相应的字段名称（如姓名、地址等）。
- 合并字段将被插入到文档中，例如：
<<姓名>>。
步骤4：预览合并结果
- 点击“预览结果”按钮，可以查看合并后的文档效果。
- 使用“上一个”和“下一个”按钮浏览不同收件人的合并结果。
步骤5：完成合并
- 确认合并结果无误后，点击“完成并合并”。
- 在弹出的对话框中选择“编辑单个文档”，然后点击“确定”。
- WPS将生成一个新的文档，其中包含所有合并后的邮件。
- 检查最终文档，确保一切正确无误后，保存或打印。
高级选项
- 合并到电子邮件：如果您希望将合并后的邮件直接发送，可以在“开始邮件合并”中选择“电子邮件消息”，然后配置您的邮件客户端设置。
- 合并到标签或信封：对于批量打印标签或信封，选择“标签”或“信封”选项，并按照向导步骤操作。
注意事项
- 在使用邮件合并功能之前，请确保您的数据源格式正确，没有多余的空格或不可见字符。
- 在发送合并邮件之前，最好先发送一份测试邮件给同事或朋友，以确保邮件内容正确无误。
通过以上步骤，您可以高效地完成邮件合并任务，节省大量手动编辑的时间。邮件合并功能是提高工作效率的利器，希望本文能帮助您更好地掌握这一功能。
AI办公助手：WPS灵犀
如果本文未能解决您的问题，或者您在办公领域有更多疑问，我们推荐您尝试 WPS灵犀 —— 一款强大的人工智能办公助手。
WPS灵犀 具备AI搜索、读文档、快速创作、生成PPT、长文写作、网页摘要、截图问答、上传文件等功能快来体验吧
