WPS邮件合并功能操作指南

邮件合并是WPS Office中的一项强大功能，它允许用户将文档中的信息与数据源（如Excel表格或WPS表格）中的数据相结合，从而批量生成个性化文档。本文将详细介绍如何操作WPS的邮件合并功能。

准备工作

在开始邮件合并之前，您需要准备好以下内容：

1. 主文档：这是您的模板文档，其中包含将要被替换的占位符，如姓名、地址等。
2. 数据源：通常是一个Excel表格或WPS表格，包含所有收件人的信息。

确保您的数据源格式正确，每一列都对应主文档中的一个占位符。

操作步骤

步骤1：打开WPS文档并设置主文档

1. 打开WPS文字，创建一个新的文档或打开一个已存在的文档作为您的主文档。
2. 在需要插入合并字段的地方，手动输入占位符文本，例如，在地址位置输入“{地址}”。

步骤2：插入合并字段

1. 点击“邮件”选项卡。
2. 在“邮件”选项卡中，点击“开始邮件合并”按钮。
3. 选择“信函”作为邮件合并类型。
4. 在弹出的对话框中，选择“使用现有列表”，然后找到并选择您的数据源文件。
5. 点击“确定”，然后选择需要使用的数据表。

步骤3：插入合并域

1. 在“邮件”选项卡中，点击“插入合并域”按钮。
2. 在弹出的列表中选择相应的字段名，如“姓名”、“地址”等，这些字段将替换文档中的占位符。
3. 按照需要将所有合并域插入到主文档的适当位置。

步骤4：预览合并结果

1. 在“邮件”选项卡中，点击“预览结果”按钮。
2. 使用箭头按钮浏览不同的记录，检查合并后的文档是否正确。
3. 如果有需要，可以返回编辑主文档或数据源，并重新预览。

步骤5：完成合并

1. 确认合并结果无误后，点击“完成合并”按钮。
2. 在弹出的对话框中选择“编辑单个文档”，然后点击“确定”。
3. WPS将为每个数据记录创建一个新的文档，您可以保存这些文档或进行进一步编辑。

注意事项

• 在使用邮件合并功能之前，请确保您的数据源文件没有错误，并且所有需要的字段都已经准备好。
• 在合并过程中，如果遇到任何问题，可以使用“撤销”功能返回上一步。
• 合并完成后，仔细检查生成的文档，确保所有个性化信息都正确无误。

通过以上步骤，您就可以利用WPS的邮件合并功能高效地创建个性化的文档了。邮件合并不仅节省时间，还能提高工作效率，是处理大量个性化文档的理想选择。