智能表格如何创建与使用-WPS高效文档技巧使用方法

智能表格如何创建与使用点击使用AI助手了解更多

发布于 2024-08-14 admin 1596 编辑

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平时你做的工作任务表是不是这样的，每次按表格收集回来的数据，多少都存在问题，还需要花时间去整理。

为了让表格更加动感，又花了一堆时间研究生成下面的图表。

而现在只需要用智能表格跟AI说，点几下鼠标就可以帮你快速完成图文并茂的工作任务表。

WPS的智能表格是金山办公推出的一款基于人工智能的智能化办公工具，其主要功能包括：数据智能分析、智能搜索、智能公式、数据可视化、智能排版、智能模板、多语言支持和云端协作，通过这些功能，WPS AI为用户提供了一种高效、智能的办公方式，帮助用户更轻松地完成日常办公任务。

今天我们就用最常见的“工作任务表”来演示一下智能表格的各项功能。

启用智能表格

在WPS中，新建文档，点击“在线智能文档”中的“智能表格”图标，启用智能表格创作功能。

启动AI创建数据表

可以选择新建“空白智能表格”进行创作，不过今天我们要演示一下AI如何帮我们创作，所以选择“AI模板”。

智能表格中有“数据表”和“工作表”两种不同的表格模式，默认打开是空白的“工作表”。

“工作表”和“数据表”的差异，我们简单地用下表对比说明一下。

	工作表	数据表
功能定位	用于存储和组织数据，提供基本的数据录入和编辑功能。	用于数据分析，提供丰富的数据分析和处理功能。
数据结构	基于传统的数据表结构，用户可以手动调整列宽和行高。	动态的数据结构，可以根据数据量自动调整行数和列数，以适应不同的数据需求。
数据处理	提供基本的数据处理功能，如排序、筛选、合并单元格等。	提供更高级的数据处理功能，如数据聚合、数据清洗、数据透视表等，以满足复杂的数据分析需求。
数据分析	不具备数据分析功能。	用于数据分析，提供丰富的数据分析和可视化功能，如数据透视图、折线图、柱状图等。
数据导出	不支持数据导出。	支持数据导出，用户可以将分析结果导出为Excel、CSV等格式，方便与其他软件或系统进行数据交互。
数据报告	不支持生成数据报告	可以自动生成数据报告，提供多种数据导出格式，方便用户将数据整理成报告并进行分享。

因为后续需要用到数据分析处理及导出等功能，所以我们现在需要创建的是“数据表”。数据表的创建可以通过直接新建一个空白数据表，再通过逐一添加字段完成。也可以通过AI先创建一个带示例的工作表，然后再将工作表“生成数据表”。这里我用AI创建工作表再转换为数据表的方式。先对AI说出需要创建的工作表的字段，然后“确定”完成字段生成。

让AI帮忙打工有个好处，它会根据选择的表格列生成模板并提供几条示例数据（注：测试了好几次，每次都是提供5条示例数据），可以直接使用，或调整表头样式、表格列，也可以选择不显示示例数据，调整完成后，单击“使用模板”就可以了。

在“工作表1”点击右键，选择“生成数据表”，可以一键将“工作表1”直接转换为数据表，转换后的数据表中自动根据字段的内容进行了格式的适配。

数据表通过字段格式确保数据输入的规范。可以通过表格上方功能按钮进行相应的操作。

点击“+添加记录”按钮后，会在右边显示添加记录的表单；在数据空白行处的“+”可以直接在记录中进行添加。

“字段管理”可进行字段隐藏、排序调整、字段增删改、设置字段标题颜色等操作。智能表格中提供的字段类型有：文本、数字、单选项、多选项、图片和附件、日期、超链接、复选框、进度、等级、联系人、地址、身份证、百分比、时间、货币、电话、邮箱、公式、关联、引用、编号、创建人、最后修改人、创建时间、最后修改时间，部分字段可以设置默认值，比如本示例中的“下发时间”是“日期”类型，可以将默认值设为“添加此记录的日期”，那么每次新建记录时就会自动填写上当前日期，减少录入人操作。