WPS文件共享使用攻略-高效文档技巧使用方法

WPS文件共享使用攻略

#团队协作 #在线协作 #考勤管理

duanchaofan 278 2024-08-05 编辑

最近，WPS 君和朋友们聊天，发现大家平时办公中，经常遇到这 4 个问题：

  1. 微信上收发的工作文件，常常点开提示已过期或被清理。
  2. 团队的资料文件分散，没有统一存放，经常要花时间寻找。新人入职时没有统一的知识库可查阅。
  3. 老师收集学生作业、团队负责人收集团队成员的周报/月报时，得下载后整理，过程繁琐。
  4. 在团队项目中，需要协作的文档被多人反复修改，版本难以区分。
这些常见的问题，其实都能用小功能「共享文件夹」就能解决啦，不知道大家都用上了没？
它的可用场景非常多，十分好用，今天就来给大家具体介绍下吧！
01 
共享团队文件资料
实现认知同步、不怕微信清理
小金是公司的一个团队负责人，每逢新人入职，都是他最忙的时候。因为新人入职缺乏对部门信息和公司相关规章制度的了解，总是来问他要一些资料：
1.png

（↑一直被打断的小金）

反反复复，忙忙碌碌，小金的工作总是被打断，效率不佳，只得夜深人静时独自抗下所有......
作为 WPS 用户的小金，其实可以......使用共享文件夹！简单三步，再也不要在新人入职时，成为人肉文件传输机：

1）在手机端 WPS 或者电脑端 WPS 新建一个共享文件夹 

2）把需要共享的团队资料，分门别类地放进共享文件夹中 

3）生成邀请链接，直接复制到微信、QQ上邀请团队成员加入

如此一来，成员加入后，成员便可以直接看到完整的共享知识库，哪里有疑问都能找到答案。

创建「共享文件夹」的具体的各端操作，大家可以参考下面的功能：
❶  iOS、安卓手机端用户：

2222.png

❷  电脑端用户：

image.png

创建完共享文件夹后，小金就可以把和团队所有相关的资料都放进共享文件夹里，无论是文件，还是图片，都不用压缩，全都可以存进来，也不怕被微信清理！

而加入的团队成员，便可直接看到文件夹中的所有内容。一个方便好用的团队共享知识库就此搭建成功，小金从此只需发一个链接就轻松搞定！
具体效果图如下：小金在团队知识库中，分门别类地上传了与本团队有关的所有公共资料，包含了团队各部门信息、报销须知、团队进行中的项目、已完成的项目、微信推送素材库、与本团队相关的研究资料收集等内容。
小金的团队知识库（效果图）

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小小的功能，却让小金一次性把所有的文件存储在云端，不需要再挨个找文件、发文件。
而要看文件的新人们或者团队成员们，也不用反复向同事请求发送文件，更不用担心微信上文件过期被清理。多全其美，岂不乐哉~
02
文件云端实时更新
支持多人共同编辑，无须反复发送
除了能搭建团队知识库和高效收集文件，共享文件夹另一个厉害的地方在于：共享文件夹中的文档都在云端，无论有任何改动，可以实现实时多端同步。
以往小金和小檬在进行多人合作的工作场景下，不同版本的文件总需要在微信上传来传去，项目的资料也是通过微信发送，非常不方便。
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而如果使用 WPS「共享文件夹」的话，小金的团队成员们就能直接打开文档，实现多人实时地编辑、实时保存，协作记录中也可以看到协作的历史，再也不用担心文件版本过多的问题啦。
共享云文档示意图
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图片
通过WPS共享文件夹，我们可以轻松解决文件过期、资料分散、文件收集繁琐以及文档版本管理难的问题。无论是建立团队知识库，还是高效收集文件，亦或是实现多人实时协作，WPS共享文件夹都能帮助你提升工作效率，让办公变得更加轻松愉快。快试试这个强大的功能，让你的工作效率翻倍吧！

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