如何搞定10000份文档 点击使用AI助手 了解更多
目录
| 部分 | 内容 |
|---|---|
| 什么是邮件合并 | 邮件合并的定义和应用场景 |
| 文件准备 | 数据源和主文档的准备 |
| 添加数据源 | 打开主文档并导入数据源 |
| 插入合并域 | 将数据源导入主文档的指定位置 |
| 查看合并数据 | 预览合并后的文档内容 |
| 合并处理 | 生成新文档、打印或发送邮件 |
| 应用场景总结 | 邮件合并的广泛应用 |
什么是邮件合并
邮件合并是指在WPS中，可以批量生成多份统一样式的文档，并按指定格式填入不同的数据。这一功能由一份共有内容的主文档和一份包含变化信息的数据源表格组成，能将变化的信息自动批量导入主文档中。
应用场景：
- 邀请函制作
- 工资条生成
- 工牌制作
- 成绩单打印
- 准考证生成
通过邮件合并，您可以批量处理大量文档，全程无需人工重复录入，提高效率，避免错误。
文件准备
第一步：准备两份文件
- 数据源：记录变量信息的表格，需保存为xls格式。例如：邀请名单表格。
- 主文档：统一样式的文档。例如：邀请函文档。
添加数据源
第二步：打开主文档，添加数据源
- 在WPS中打开主文档。
- 点击选项卡中的“引用—邮件”，选择“打开数据源”。
- 选择数据源表格文件，例如邀请名单表格。
插入合并域
第三步：插入合并域
- 选择数据源后，点击收件人，勾选所需内容。
- 在主文档需要填写的位置，点击“插入合并域”。
- 例如，在邀请函文档中，将姓名、公司等字段插入合并域。
查看合并数据
第四步：查看合并数据
- 插入合并域完成后，数据源中的信息将导入主文档的指定位置。
- 点击“查看合并数据”，即可查看批量生成的文档内容。
- 使用“上一条”、“下一条”按钮逐个预览。
合并处理
第五步：合并处理
确认无误后，选择以下操作：
- 合并到新文档：生成一个包含所有合并数据的新文档。
- 合并到不同新文档：生成多个独立的新文档。
- 合并到打印机：直接打印所有合并数据的文档。
- 合并到电子邮件：批量发送包含合并数据的电子邮件。
应用场景总结
邮件合并是一个强大的数据管理工具，适用于需要大量处理统一格式文档的场景。通过这一功能，您可以告别繁琐的复制粘贴和手工输入，显著提高办公效率。
常见问题
什么是WPS中的邮件合并？
- 邮件合并是指批量生成和处理多份统一样式文档的功能，能将变化的信息自动导入主文档中。
如何准备邮件合并所需的文件？
- 需要准备一份记录变量信息的数据源表格（xls格式）和一份统一样式的主文档。
如何在WPS中添加数据源？
- 打开主文档后，点击“引用—邮件”，选择“打开数据源”，然后选择数据源表格文件。
如何插入合并域？
- 在主文档中需要填写的位置点击“插入合并域”，将数据源中的信息导入主文档。
如何查看合并后的数据？
- 点击“查看合并数据”，可以逐个预览批量生成的文档内容。
合并处理有哪些操作选项？
- 可以选择合并到新文档、合并到不同新文档、合并到打印机、合并到电子邮件。
